Ítaca. Del Pequeño y Mediano Muncipio a los municipios de Gran Población.

¡Saludos, compañeros y compañeras de la administración local!

En el día a día constante de nuestra labor al servicio de la ciudadanía, la transformación digital emerge no solo como una tendencia, sino como una necesidad imperante. Adaptarnos a las nuevas realidades tecnológicas y a las demandas de una sociedad cada vez más digitalizada es fundamental para ofrecer servicios públicos de calidad, eficientes y transparentes.

Hoy, en este espacio que compartimos, quiero invitaros a explorar dos interesantes casos de estudio que nos brindan valiosas lecciones e ideas sobre cómo abordar este apasionante reto en nuestros respectivos ayuntamientos. Nos adentraremos en la experiencia del Ayuntamiento de Collado Mediano (Madrid) y en la ambiciosa hoja de ruta del Ayuntamiento de Fuenlabrada (Madrid), analizando sus estrategias, objetivos y las herramientas que están implementando para construir la administración local del futuro.

Se trata de compartir dos experiencias personales que han formado parte de mi experiencia como Funcionario con Habilitación Nacional divergente, como dice mi compañero y amigo Adrian Vicente hay que compartir las experiencias y compartir el conocimiento. El mayor valor que vamos apoder aportar en el futuro de la administración va a ser nuestro conocmiento como empleados y empleadas públicas. Estas experiencias nos permitirá extraer conclusiones prácticas y aplicables a nuestros propios contextos profesionales.

El Pionero Impulso Digital de Collado Mediano

Nuestro primer destino en este viaje es el Ayuntamiento de Collado Mediano, un municipio situado en plena Sierra de Guadarrama. Según datos del INE de la fecha del documento, contaba con 6.780 habitantes, cifra que puede duplicarse en épocas vacacionales debido a sus tradicionales viviendas de descanso. Con un presupuesto aprobado de 7.000.000 € para el ejercicio de 2018 y una plantilla de 130 empleados municipales, Collado Mediano se embarcó en un proyecto de transformación digital con objetivos claros y una hoja de ruta definida.

Contexto y Antecedentes: El Catalizador del Cambio

El punto de inflexión para la transformación digital en Collado Mediano se produjo en octubre de 2016 con el relevo por jubilación de la Secretaría del Ayuntamiento y el nombramiento provisional de un nuevo secretario, un secretario joven, con muchas ganas y divergente. Este cambio fue interpretado desde el Área de Secretaría como una oportunidad prioritaria para desplegar la Administración Electrónica. No se concibió como un fin en sí mismo, sino como un medio para reordenar los procesos y procedimientos internos y para anticiparse a los cambios normativos que se avecinaban en esta materia.

Además de la eficiencia interna y el cumplimiento normativo, el proyecto de Collado Mediano también perseguía avanzar en los principios generales de gobierno abierto, cercanía a los ciudadanos, mejor servicio y transparencia, en consonancia con la definición europea de administración electrónica como «el uso de las TIC en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas».

La voluntad, disposición, tesón y profesionalidad de la mayoría de los empleados del Ayuntamiento fueron considerados pilares fundamentales para desarrollar este reto en un tiempo récord, destacando especialmente el Área de Informática y Nuevas Tecnologías, cuyo expediente 00/2017 se convirtió en el origen de todo el cambio.

Marco Normativo: La Brújula Legal de la Transformación

El Ayuntamiento de Collado Mediano sustentó su gestión del cambio administrativo en un sólido marco jurídico:

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPA).
• Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJPAC).
• Reales Decretos 3 y 4/2010, de 8 de junio, que aprueban los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
• Reglamento de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Collado Mediano.
• Decreto de Alcaldía de 17 de enero de 2017 de impulso de la Administración electrónica.

El documento subraya cómo diversos artículos de la normativa básica citada no dejaban margen a otra cosa que no fuera la transformación digital de las administraciones, a través del expediente electrónico, la firma electrónica, la sede electrónica y el registro electrónico. Se destaca el artículo 16.5 de la LPA, que obliga a digitalizar los documentos presentados presencialmente para su incorporación al expediente electrónico, y el artículo 27.3b) de la LPA, que define la digitalización y los requisitos de las copias electrónicas.

A pesar de la modificación de la disposición final séptima de la LPA, que postergó la entrada en vigor de ciertos aspectos hasta octubre de 2020, el Ayuntamiento de Collado Mediano se propuso cumplir con las previsiones antes del plazo dado. Su propio reglamento municipal estableció la promoción de la eliminación de certificados y documentos en papel, la regulación de la compulsa y copias electrónicas, y los requisitos para la validez de las copias auténticas electrónicas.

Objetivos Estratégicos: La Meta Clara del Proyecto

El objetivo central del Ayuntamiento de Collado Mediano se enunció claramente en el Decreto de Alcaldía de 17 de enero de 2017: impulsar la modernización de la actuación administrativa y cumplir con las obligaciones legales mediante la eliminación del papel y la digitalización integral.

De este objetivo principal se derivaron tres objetivos estratégicos fundamentales:

1. La Tramitación Digital Integral de los Expedientes Electrónicos: Este objetivo buscaba abarcar todo el ciclo de vida del expediente administrativo, desde el registro hasta su finalización. Para ello, se implementaron objetivos operativos como la formación de empleados (especialmente los del registro central), la simplificación y adaptación de procedimientos y formularios (estableciendo cuatro categorías y prototipando hasta 30 procedimientos).
2. La Eliminación del Papel: Este objetivo se centró en reducir los costes asociados a la impresión, el material, la electricidad y el tiempo de empleados y ciudadanos. Los objetivos operativos incluyeron la tramitación electrónica obligatoria de los procedimientos iniciados de oficio, la gestión diferenciada de los procedimientos a instancia de parte (según si el interesado estaba obligado o no a relacionarse electrónicamente), la digitalización de los procedimientos de contratación administrativa (evolucionando hacia la firma electrónica externa por parte de los licitadores), y la obligatoriedad del uso de la vía electrónica para los trámites del personal municipal. Para facilitar este último punto, se proporcionó apoyo logístico (certificados digitales, DNI electrónico y lectores) y asistencia a los empleados con dificultades tecnológicas.
3. Objetivo Organizativo: Adaptación a la Nueva Realidad Digital: La puesta en marcha de la transformación digital requirió cambios a nivel de organigrama y funciones. Los objetivos operativos incluyeron la atribución temporal de funciones de categoría superior (creando la figura del agente administrativo de registro), el establecimiento de un puesto de coordinador de registro y atención al ciudadano, y la actualización y delimitación de funciones para ambos perfiles, incluyendo tareas como digitalización, asistencia en firma electrónica, gestión del registro de apoderamientos, identificación de interesados y compulsas electrónicas.

Fases del Proyecto: Una Hoja de Ruta Detallada

El proceso de transformación digital en Collado Mediano, desarrollado en aproximadamente dos años, siguió una serie de fases bien definidas:

• Organización: Se definieron los pilares del proyecto: tramitación digital de expedientes, eliminación de papel y adaptación organizativa.
• Arranque del Proyecto: Se proporcionaron al equipo las herramientas necesarias, destacando el apoyo político/institucional y la decisión de una implantación rápida de la aplicación de administración electrónica, acompañada de formación y resolución de conflictos simultánea.
• Diagnóstico: Se realizó un análisis de la situación actual de la entidad por parte de los responsables del proyecto y consultores externos.
• Implantación: Se capacitó a los usuarios, se difundieron las ventajas del proyecto, y se introdujeron cambios en procesos, rutinas, funciones y la organización, a través de formación, charlas, soporte y la asignación de nuevas competencias.
• Seguimiento: Se realizó un seguimiento continuo durante todas las fases para analizar el rendimiento mediante variables, cuestionarios y la toma de decisiones.
• Cierre: Una vez finalizada la implantación, se elaboró un informe de actividad, resultados, aspectos positivos y áreas de mejora, entrando en la fase de servicio.

El documento también presenta un cronograma de los objetivos estratégicos y operativos para los años 2017 y 2018, mostrando la planificación de la formación, la simplificación de procedimientos, la implementación de la eliminación del papel en diferentes tipos de procedimientos y la reestructuración del organigrama municipal.

Como continuación de esta primera fase, el Ayuntamiento de Collado Mediano avanzó en otros dos objetivos para alcanzar el «COLLADO DIGITAL 2020»: la contratación pública electrónica y la adaptación a la Ley Orgánica de Protección de Datos y derechos digitales y al Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Para ello, se creó un negociado de contratación pública y se adquirió una solución de contratación electrónica adecuada al ENS. También se licitó un expediente para la adaptación al Reglamento europeo de protección de datos y al ENS.

La Estrategia Integral de Transformación Digital de Fuenlabrada: TDI 360º

Cambiamos ahora nuestro foco al Ayuntamiento de Fuenlabrada, cuyo Plan Estratégico de Transformación Digital (TDI 360º) para el periodo 2021-2023 nos ofrece una visión más amplia y estructurada de cómo una administración local de mayor tamaño aborda la modernización.

Justificación y Visión: Más Allá del Cumplimiento Legal

El plan TDI 360º de Fuenlabrada nace, al igual que en Collado Mediano, de la necesidad de adaptación legal al marco normativo vigente en materia de administración electrónica (Leyes 39/2015 y 40/2015, y el Real Decreto 203/2021). Sin embargo, va más allá del mero cumplimiento, impulsado por la conciencia y el convencimiento de prestar un mejor servicio a la ciudadanía mediante el uso de la tecnología y el concepto de mejora continua (Kaizen).

El Ayuntamiento de Fuenlabrada adopta el concepto de «humanismo digital», recuperando la idea renacentista de poner a las personas en el centro del pensamiento y de la vida, reconociendo que «el caos digital sigue siendo caos» y que «cuanta más información tengamos más conocimiento podemos producir». Esta visión implica un cambio cultural y organizativo que afecta a los procesos y a la forma de trabajar de los empleados.

La transformación digital se concibe como un cambio que hace posible la innovación, aportando la identidad y valores del Ayuntamiento de Fuenlabrada: humildanza (humildad + confianza), solidaridad, progresividad, igualdad, tolerancia, respeto y democracia social. Se tiene en cuenta el impacto del cambio en las personas desde el inicio, buscando no dejar a nadie atrás y maximizar el valor público y las oportunidades.

La visión del plan es establecer un modelo de gestión estratégica de modernización, transformación digital, innovación y gestión del dato, que oriente las actuaciones a los objetivos de la Corporación municipal y sirva como base común para todos los departamentos, rompiendo con el trabajo en silos para ser «UN SOLO AYUNTAMIENTO». Se considera fundamental potenciar el compromiso, la formación, la transparencia, el conocimiento compartido y la corresponsabilidad en la gestión administrativa.

Ejes Estratégicos de Acción: La Columna Vertebral del Plan

El plan TDI 360º se estructura en cuatro ejes estratégicos de acción:

1. Eje 1. Medidas Institucionales: Vinculadas a la gestión del cambio cultural en la organización, buscando introducir en la agenda política los retos combinados de administración digital, transparencia, protección de datos y gobierno abierto, así como incorporar medidas de la Agenda 2030 y el ODS 16 (fortalecimiento institucional). Este eje incluye retos como la integración en planes y agendas nacionales e internacionales, la generación de una estructura ágil para la Dirección General de Transformación Digital e Innovación (creando una Oficina del Dato y una Unidad de Impulso), y un plan piloto de homogenización de la administración institucional.
2. Eje 2. Transformación Digital: Centrado en la digitalización como una realidad derivada de las relaciones sociales en la era de las TIC, buscando una innovación radical en la prestación de servicios. Los retos incluyen la implementación de una plataforma integral de administración electrónica en la nube con todos los componentes necesarios (registro, gestor de expedientes, sede electrónica, notificaciones, firma, etc.), la eliminación del papel mediante oficinas de asistencia y firma biométrica, la creación de puntos de servicio de certificación, el desarrollo y regulación de la sede electrónica, la integración y soporte de aplicaciones, y la seguridad y ciberseguridad, buscando la adecuación al Esquema Nacional de Seguridad.
3. Eje 3. Medidas de Cumplimiento Normativo: Estableciendo los procedimientos y normas legales que desarrollen el marco del plan y lo adapten al Ayuntamiento de Fuenlabrada. Los retos se centran en la aprobación de una Ordenanza de Administración Electrónica, una Ordenanza de Transparencia y Gobierno Abierto, y una Política de Gestión Documental y Cuadro de Clasificación Electrónico, buscando cumplir con la normativa vigente y mejorar la transparencia y la gestión de la información.
4. Eje 4. Eje Funcional: Recogiendo retos que sirven de palanca para el funcionamiento de los otros ejes o que suponen una mejora evidente a bajo coste. Incluye la integración de bases de datos en una base de datos casi única, la implementación de una Plataforma de Gobierno Abierto, la creación de células innovadoras para fomentar la innovación interna, un Plan de Captación de Talento de universidades, un Plan de Formación Fuenlabrada TDI 360º en competencias digitales, y un Plan de Bienvenida para nuevos empleados públicos.

Para cada uno de estos retos, el plan detalla justificaciones, objetivos específicos y, en algunos casos, costes directos estimados. También se incluye un cronograma de los ejes y retos para los años 2022 y 2023 y un resumen de los costes totales estimados por eje, ascendiendo a un total de 4.222.982,33 € para la implementación del plan.

Al igual que en Collado Mediano, el proceso de implementación del plan TDI 360º de Fuenlabrada sigue una serie de fases: Organización, Arranque, Diagnóstico, Implantación, Seguimiento y Cierre, con un enfoque en la mejora continua tras la fase de cierre.

La Hoja de Ruta para la Gestión del Dato: Fuendata 2025

Complementando el plan TDI 360º, el Ayuntamiento de Fuenlabrada ha desarrollado un proyecto específico para la definición e inicio de la Unidad del Dato: Fuendata 2025. Este proyecto reconoce la creciente importancia del dato y su gestión, en línea con la Estrategia Europea de Datos y la creación de la Oficina del Dato a nivel estatal.

Contexto y Arranque: Hacia una Organización Datacéntrica

El proyecto Fuendata 2025 responde a la necesidad de abordar los retos y oportunidades que plantea la gobernanza del dato, en un contexto donde los límites entre documento e información se difuminan. La estrategia busca transformar el Ayuntamiento de Fuenlabrada en una entidad datacéntrica, considerando este enfoque como uno de los más eficaces para la transformación digital.

Ante la falta de incremento de personal a corto plazo en la Dirección General de Innovación y Transformación Digital, se tomó la decisión a finales de 2023 de contratar una consultoría con un experto en Big Data y Business Intelligence para definir una metodología. El proyecto se colidera desde las dos Direcciones Técnicas de la Dirección General: el área de Modernización y Transparencia (encargada de la perspectiva informativo-documental) y el área STIC (responsable de la parte informática y de Ciencia de Datos), reflejando el carácter interdisciplinar de la gobernanza del dato.

Marco Estratégico: Alineación con Iniciativas Europeas y Nacionales

La estrategia Fuendata 2025 se alinea con importantes iniciativas a nivel europeo y nacional:

• Estrategia Europea de Datos: Busca crear un mercado común de datos, garantizando el libre flujo en beneficio de empresas, investigadores y administraciones públicas, y promoviendo los espacios europeos de datos.
• Reglamento Europeo de Gobernanza de Datos: Facilita el acceso a los datos y su intercambio entre sectores y países de la UE para aprovechar su potencial.
• Agenda España Digital: Incluye el programa «Espacios de Datos Sectoriales», alineado con la Estrategia Europea del Dato y el Reglamento Europeo de Gobernanza de Datos.

Primera Fase: Definición de una Metodología de Trabajo

El objetivo de la consultoría fue crear una metodología («Fuenlabrada Data 2025-2028») que guíe al equipo del Ayuntamiento en la activación y uso de los datos en las diferentes áreas municipales, buscando una analítica integral para:

1. Incorporar sistemas inteligentes de analítica descriptiva y predictiva, permitiendo el cruce de datos de diversas áreas y eliminando los «silos de datos».
2. Mejorar la calidad de los servicios ofrecidos a la ciudadanía.
3. Potenciar el desarrollo económico y operativo de las distintas áreas departamentales.

El consultor evaluó la infraestructura tecnológica existente, identificando un proyecto descentralizado con cargas de datos orientadas principalmente a la tecnología y la custodia de la actividad. Propuso construir sobre esta base una infraestructura sostenible de información que genere valor para la gestión municipal.

Se identificó la inexistencia de un modelo de datos de ciudad en Fuenlabrada, considerándolo necesario para coordinar la generación, transformación y explotación de los datos desde las diferentes áreas, proporcionando un núcleo de sincronización y localización de datos.

Tras esta evaluación, se definieron los principales ejes estratégicos y líneas de acción de la metodología:

• Estructura organizativa de la Unidad del Dato y una Comisión de Estrategia de Datos, con una propuesta presupuestaria para 2025-2028.
• Identificación de necesidades informativas y fuentes de información, captura e ingesta de datos, modelado (abierto, enlazable, estándar y semántico) y plasmación en un diccionario de datos.
• El Fuendata Datahub: un datahub integrado con la infraestructura TIC del Ayuntamiento, representando el modelo de datos de ciudad.
• La gestión de la calidad de los datos, incluyendo un diccionario de reglas de negocio y técnicas, y las cualidades de un dato de alta calidad.
• La seguridad de los datos.
• Un modo de trabajo basado en casos de uso.
• Los servicios de analítica avanzada, con énfasis en la formación y una cultura de decisiones basadas en datos.
• La comunicación, apertura y difusión de los datos (servicios personalizados, Portal de Transparencia, rendición de cuentas).

Segunda Fase: Ejemplificación y Puesta en Marcha

Tras la entrega del documento metodológico, el equipo del Ayuntamiento consideró necesario un anexo que ejemplificara la metodología con un caso real. Se decidió utilizar las tablas del ERP Omesa del Patronato Municipal de Deportes como caso de uso, aprovechando la participación del informático de este organismo en el equipo.

Posteriormente, se optó por desarrollar internamente dos casos de uso reales para presentar resultados concretos sin necesidad de esperar al anexo:

• Análisis de sentimiento basado en las opiniones de los centros deportivos en Google (ejemplo de uso de fuentes externas).
• Georrepresentación y analítica de la relación entre el lugar de residencia del usuario y el curso al que asiste.

En cuanto al diccionario de datos, el grupo de trabajo ya lo había iniciado, partiendo de la propuesta descriptiva y añadiendo variables consideradas convenientes para un mayor control de los datos y con la perspectiva de su utilidad para una futura gestión documental orientada a datos.

El planteamiento del equipo era presentar estos casos de uso antes de las vacaciones de verano, para luego establecer cargas de trabajo y objetivos realistas en función de la experiencia obtenida y los recursos disponibles. También se планировалось estructurar y convocar a la comisión para la estrategia del dato para presentar los resultados y decidir los siguientes pasos.

Proyecto Colaborativo: Compartiendo el Camino del Dato

El Ayuntamiento de Fuenlabrada participa activamente en iniciativas colaborativas en el ámbito de la gestión del dato. Se adhirió a una convocatoria del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia-Next Generation EU, solicitada por la Universidad Carlos III, en la que participa conjuntamente con el Ayuntamiento de Getafe para crear un espacio de datos. Este espacio se define como un ecosistema para la compartición voluntaria de datos en un entorno de soberanía, confianza y seguridad, con mecanismos integrados de gobernanza. Fuenlabrada tiene previsto participar en este espacio de datos con los resultados de su proyecto en deportes y los datos de la zona de bajas emisiones.

Lecciones Aprendidas y Reflexiones para la Administración Local

Al analizar las experiencias de Collado Mediano y Fuenlabrada, podemos extraer valiosas lecciones para todos los que trabajamos en la administración local:

• La Importancia de un Catalizador y una Visión Clara: En Collado Mediano, un cambio organizativo actuó como detonante, mientras que Fuenlabrada definió una visión integral de «humanismo digital». Tener una motivación clara y una visión compartida es fundamental para iniciar y mantener el impulso de la transformación digital.
• El Marco Normativo como Fundamento: Ambas entidades reconocieron la importancia de la legislación vigente (Leyes 39/2015 y 40/2015, ENS) como guía y obligación para la transformación. Conocer y aplicar la normativa es un paso ineludible.
• La Estrategia por Fases y la Definición de Objetivos: Collado Mediano demostró la efectividad de dividir el proyecto en fases con objetivos estratégicos y operativos concretos. Fuenlabrada, con su plan TDI 360º y la estrategia Fuendata 2025, también adoptó un enfoque estructurado con ejes y retos definidos.
• La Centralidad de la Tecnología y la Infraestructura: La implementación de plataformas integrales de administración electrónica (en la nube en el caso de Fuenlabrada), la gestión del expediente electrónico, la sede electrónica y las herramientas de seguridad son elementos tecnológicos clave.
• El Cambio Organizativo y la Capacitación del Personal: Ambos ayuntamientos identificaron la necesidad de adaptar la organización y formar a los empleados para el uso de las nuevas herramientas y procesos. La voluntad y el compromiso del personal son cruciales para el éxito.
• La Orientación al Ciudadano: La mejora de los servicios públicos, la cercanía, la transparencia y el gobierno abierto fueron objetivos explícitos en ambas experiencias, demostrando que la tecnología debe estar al servicio de la ciudadanía.
• La Gestión Estratégica del Dato: La iniciativa Fuendata 2025 en Fuenlabrada subraya la creciente importancia de la gestión del dato como un pilar fundamental de la administración digital del futuro, permitiendo una toma de decisiones más informada y la mejora de los servicios.
• La Colaboración y el Aprendizaje Mutuo: La participación de Fuenlabrada en espacios de datos colaborativos destaca la importancia de compartir experiencias y recursos con otras entidades para avanzar en la transformación digital.

Conclusión: Un Camino Continuo de Adaptación y Mejora

Compañeros y compañeras, los casos de Collado Mediano y Fuenlabrada nos ofrecen una valiosa perspectiva sobre los desafíos y las oportunidades que presenta la transformación digital en la administración local. Si bien cada ayuntamiento tiene su propio contexto y ritmo de avance, las estrategias y los proyectos que hemos explorado nos inspiran y nos brindan ideas para impulsar la modernización en nuestros propios ámbitos de trabajo.

La transformación digital no es un destino final, sino un camino continuo de adaptación y mejora. Requiere de nuestra dedicación, nuestro compromiso con el servicio público y nuestra apertura a las nuevas tecnologías. Juntos, podemos construir una administración local más eficiente, transparente y cercana a la ciudadanía.

Os invito a reflexionar sobre estas experiencias y a compartirlas con vuestros equipos. El intercambio de conocimientos y buenas prácticas es fundamental para avanzar en este apasionante viaje hacia la administración del siglo XXI.

Enlaces a las Fuentes