tengo el honor de presentaros una reflexión estratégica sobre la imperativa transformación digital que vivimos, enmarcada en el ambicioso proyecto Digitaliza Madrid. El reciente Workshop «Conecta Ayuntamientos: Retos que Unen, Soluciones que Transforman» nos ha proporcionado una hoja de ruta clara para integrar la Inteligencia Artificial (IA) de manera efectiva y ética en nuestra gestión diaria, buscando siempre que la tecnología esté al servicio de las personas.

La Visión Estratégica: Tecnología para una Administración Humana y Eficiente

Nuestra meta es clara: aprovechar la innovación para mejorar la vida de nuestros ciudadanos de forma tangible y humana, priorizando la diversidad, la equidad y el bienestar colectivo. Los ayuntamientos compartimos desafíos estructurales como la burocracia excesiva, la falta de integración tecnológica, el déficit de competencias digitales y las limitaciones presupuestarias. La Inteligencia Artificial emerge como una herramienta facilitadora y transformadora para superar estos obstáculos.

Las administraciones municipales ya están comenzando a aplicar la IA para mejorar la eficiencia de sus servicios, ahorrar recursos y ofrecer una mejor atención a la ciudadanía. Esto incluye el Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN) para simplificar formularios y normativas, chatbots y asistentes virtuales para la atención ciudadana, y Machine Learning para automatizar tramitaciones, predecir errores y optimizar tiempos.

El Catálogo de Procedimientos: Pilar de la Administración Centrada en el Dato

Un elemento central para la eficiencia, interoperabilidad y trazabilidad en la gestión pública es el mantenimiento del catálogo de procedimientos administrativos. Su correcta vinculación con el Sistema de Información Administrativa (SIA) es esencial para la interoperabilidad entre administraciones y la publicación automática en el Punto de Acceso General (PAG).

Es crucial evolucionar hacia una «administración centrada en el dato», lo que requiere un manual de carga de datos para normalizar la información de terceros, evitar duplicidades y errores, y facilitar la aplicación de herramientas de IA con mayor garantía. La vinculación del catálogo con un cuadro de mando y la identificación de coordenadas territoriales lo convierte en una «fuente estratégica para la gestión del territorio». Además, para un chatbot inteligente, el catálogo debe llevar asociado el tipo de perfil y las palabras clave del procedimiento.

Proyectos Clave con IA: Licencias de Ocupación de Espacio Público y Gestión de Subvenciones

En el marco de la reducción de la burocracia, dos áreas de alto impacto donde la IA puede generar un valor significativo son la gestión de licencias de ocupación de espacio público y la gestión de ayudas y subvenciones.

1. Transformación en la Gestión de Licencias de Ocupación de Espacio Público

La excesiva burocracia y la acumulación de normativas a diferentes niveles legislativos son causas principales de la complejidad que ahoga los procesos administrativos. Esto dificulta ofrecer un servicio ágil, eficiente y económico, afectando a ciudadanos y trabajadores municipales por igual, y generando ralentización, aumento de costes y reducción de la calidad del servicio.

La solución propuesta en el workshop «Conecta Ayuntamientos» es implementar una solución tecnológica que simplifique la gestión normativa y administrativa mediante el uso de inteligencia artificial para automatizar trámites y reducir la burocracia. Aplicada a procesos administrativos complejos como la tramitación de licencias, la IA permitiría simplificar y automatizar pasos, eliminar redundancias y garantizar el cumplimiento normativo con menos esfuerzo.

Las tecnologías de IA aplicables incluyen:

• Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN) para simplificar el lenguaje de las normativas y formularios, y hacerlos más comprensibles para el ciudadano.
• Chatbots y Asistentes Virtuales para guiar a los solicitantes a través del proceso, resolver dudas y personalizar la experiencia.
• Análisis Predictivo / Machine Learning para optimizar los flujos de trabajo, identificar cuellos de botella y sugerir mejoras en los procesos internos.
• Clasificación y Análisis de Datos para gestionar eficientemente la documentación y garantizar el cumplimiento normativo.
• Generación Automática de Contenido para la creación asistida de borradores de resoluciones y otros documentos.

Los datos necesarios para desarrollar esta solución incluyen trámites administrativos actuales, flujos de trabajo internos, normativa vigente y datos de uso y tiempos de tramitación.

2. Eficiencia en la Gestión de Ayudas y Subvenciones

La gestión de ayudas y subvenciones es identificada como un área con un «mayor cuello de botella y la mayor carga de personal». La evaluación de candidatos puede ser un proceso largo y tedioso.

La IA ofrece una solución potente en este ámbito, ya que podría «evaluar a cada candidato para recibir una ayuda» de manera eficiente. Al igual que en las licitaciones, la IA puede simplificar y automatizar los pasos, eliminar redundancias y garantizar el cumplimiento normativo en los complejos procesos de gestión de subvenciones.

Las tecnologías de IA que se aplicarían son las mismas que en la gestión de licencias: PLN, Chatbots, Machine Learning, Clasificación y Análisis de Datos, y Generación Automática de Contenido, adaptadas a los requisitos específicos de las bases reguladoras y los solicitantes de subvenciones. Los datos requeridos incluirían formularios de solicitud, normativa específica de las ayudas y datos históricos de interacciones.

Actuación Administrativa Automatizada y el Sello de Órgano

Para la validez de estas actuaciones automatizadas, es fundamental el sello electrónico de Administración Pública u órgano, basado en un certificado electrónico cualificado. La Ley 40/2015 de 1 de octubre permite la «actuación administrativa automatizada» para cualquier acto o actuación realizada íntegramente por medios electrónicos sin la intervención directa de un empleado público.

El Ayuntamiento de Galapagar ya ha aprobado actuaciones automatizadas firmadas con el sello de órgano. Ejemplos de uso que son directamente aplicables y pueden garantizar la seguridad jurídica en los procesos de licencias y subvenciones incluyen:

• Expedición automática de recibos de presentación en el registro electrónico.
• Actos automáticos de impulso del procedimiento y de mero trámite.
• Comprobantes de notificación electrónica, verificando el acceso o rechazo por parte del interesado.
• Foliado automático de expedientes electrónicos.
• Generación y emisión de copias electrónicas auténticas, sellando la información para garantizar integridad e inalterabilidad.
• Digitalización de documentos en soporte papel.
• Notificación de Decretos/Resoluciones y acuerdos de órganos colegiados.

Es vital, como establece la ley, definir previamente el órgano u órganos competentes para la definición de especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad del sistema, así como el órgano responsable a efectos de impugnación.

Mapa Mental de la Transformación Digital con IA en la Administración Local

Para visualizar mejor cómo se interconectan todos estos elementos, podemos imaginar un mapa mental con el siguiente esquema:

TEMA CENTRAL: TRANSFORMACIÓN DIGITAL Y LA IA EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL DE MADRID

• 1. Visión y Contexto:
  • Sub-tema: Tecnología al Servicio de las Personas
    • Diversidad, equidad, bienestar colectivo
    • Mejora tangible y humana
  • Sub-tema: Retos Compartidos
    • Burocracia excesiva
    • Falta de integración tecnológica
    • Déficit de competencias digitales
    • Limitaciones presupuestarias
• 2. El Catálogo de Procedimientos:
  • Sub-tema: Eje Central
    • Eficiencia, interoperabilidad, trazabilidad
  • Sub-tema: Vinculaciones Clave
    • SIA, DIR3, Bases de terceros (Manual de carga de datos)
    • Formularios normalizados, Gestión documental, RGPD
    • Cuadro de mando (Gestión del Territorio)
    • Plataforma de interoperabilidad, Plazos de conservación, Expurgo
  • Sub-tema: Preparado para IA
    • Perfiles y palabras clave para chatbots
    • Anonimización de datos (requiere instrucción precisa)
• 3. Aplicaciones de la IA en la Administración Local:
  • Sub-tema: Áreas de Aplicación
    • Atención Ciudadana: Chatbots, asistentes virtuales (24/7)
    • Gestión Documental: Clasificación automática, generación asistida de pliegos
    • Eficiencia Operativa: Análisis predictivo de tiempos, detección de riesgos, evaluación automatizada
    • Cumplimiento Normativo: Verificación ENS, RGPD, cláusulas medioambientales
    • Gestión del Territorio/Sostenibilidad: Análisis de tráfico, prevención riesgos climáticos, optimización recursos
    • Gestión de Ayudas y Subvenciones: Evaluación de candidatos
    • Reducción de la Burocracia: Simplificación normativa y administrativa, automatización
• 4. Automatización Administrativa y Sello de Órgano:
  • Sub-tema: Marco Legal
    • Ley 40/2015 – Actuación administrativa automatizada
  • Sub-tema: Sistemas de Firma
    • Sello electrónico de Administración Pública u órgano (certificado cualificado)
  • Sub-tema: Ejemplos de Uso
    • Recibos de presentación, actos de impulso/trámite, comprobantes de notificación, copias auténticas, digitalización, notificaciones
  • Sub-tema: Responsabilidades
• 5. Habilitadores y Estrategia (Digitaliza Madrid / Conecta Ayuntamientos):
  • Sub-tema: Soluciones Prioritarias (Quick Wins)
    • Catálogo de Procedimientos con IA (Impacto 5, Esfuerzo 3)
    • Tecnología al Servicio de las Personas (Plataforma IA generativa) (Impacto 4, Esfuerzo 3)
    • Aplicaciones de Gestión Básica (SaaS CAM) (Impacto 4, Esfuerzo 2/3)
    • Seguimiento Cartas de Servicios con IA (Impacto 4, Esfuerzo 2)
  • Sub-tema: Retos Transformadores
    • Documentación de Licitaciones con IA (Impacto 4, Esfuerzo 4)
    • Reducción de la Burocracia con IA (Impacto 5, Esfuerzo 4)
    • Gestión del Talento y Formación Digital con IA (Impacto 5, Esfuerzo 5)
  • Sub-tema: Habilitadores Clave
    • Marcos normativos claros para IA
    • Oficina del Dato y Centro de Competencias de IA
    • Formación y capacitación (básico, intermedio, avanzado)
    • Red Municipal de Innovación (Colaboración intermunicipal)
  • Sub-tema: Próximos Pasos
    • Pilotos sencillos y representativos
    • Tecnologías maduras (chatbots, SaaS)
    • Documentar y estandarizar

Colaboración y Futuro

Los próximos pasos acordados en el workshop «Conecta Ayuntamientos» se centran en implementar pilotos sencillos pero representativos en áreas clave, utilizando tecnologías maduras como chatbots y soluciones SaaS compartidas, y documentar y estandarizar el proceso para facilitar la replicación.

La iniciativa Digitaliza Madrid promueve la creación de una Red Municipal de Innovación para acelerar la transformación digital local. Esta red facilitará la compartición de experiencias, herramientas y buenas prácticas entre ayuntamientos, en colaboración con universidades y clústeres tecnológicos.

En conclusión, la Inteligencia Artificial no es el futuro, sino el presente. Es una herramienta poderosa para construir una administración local más ágil, eficiente, transparente y, fundamentalmente, más cercana al ciudadano. El proyecto Digitaliza Madrid y el esfuerzo colaborativo en los talleres «Conecta Ayuntamientos» nos están marcando el camino hacia una gestión pública innovadora y de calidad. Es nuestro deber, como funcionarios, liderar esta transformación con rigor y visión estratégica.

¿Estáis preparados para este salto cualitativo en el servicio público? Vuestra participación y compromiso son esenciales. Os leo en comentarios.